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金銭管理編!⑭子ども食堂ができるまで

訪問して頂きありがとうございます。

東三国 こどもカフェ たこばななです。

 

ここまでのブログでは、こども食堂ができるまでの色々を書いています。

こども食堂の作り方として参考にして頂けると幸いです。

※この記事を書いている時点で実は5回目を開催済みです^^;

これから追ってどんどん書いていきます!

 

子ども食堂対応の保険の次に気になる事。それは。

参加費寄付金管理ってどうするの??!!

 

東三国こどもカフェとしては、以下のような考えがありました。

【収支の流れと資産状況】

いつでもきちんと公開できる状態にしておきたい。

不正や誤魔化しが起きようのない仕組みにしておき、参加費や寄付を支払った方が納得できるようにしておきたい。

(信頼が一番大切です。まして心のこもった寄付を不正なんて絶対にあえりえませんが^^;)

 

十三こども0円食堂さんに訪問した際は、

経理の方とGoogleスプレッドシートを共有している

というお話を伺いました。

 

・あと、任団体の場合に団体名で預金口座を開設することは、

「ゆうちょ銀行」のみという事も。

(知らなかった~~。法人ならまた別なんだろうけど。)

 

実際の計上の仕方や台帳管理の仕方は詳しくお伺いできなかったのですが、、

 

以前、参加者として¥1000をお支払いしたことがあるのですが、

(寄付¥500、参加費¥500)

活動報告としては特に寄付と参加費を分けている感じではなくて、

すべて参加費¥500で割って、そこで参加者が何人だったかを計上

しているようでした。

 

「正直、すべての参加者や人数を把握できていないと思う。」

と仰っていました。

そりゃあ、毎回100名前後の方が入ったり出たりされていますからね^^;

 

じゃあ、東三国こどもカフェではどうする??

【台帳・金額・人数を完全一致させたい】

何人が、誰がいくら参加費を支払ったか。

これを、子ども食堂側だけで管理するのではなく、

参加した方が納得できるような仕組みにしようと考えました。

【取り組んだこと】

以下の3つを決めました。

 ■参加者ノートを用意

名前と金額を参加者に自分で記入してもらう。

その場で参加費や寄付をもらう。

 

 ■計算表にすべての収支を記入

 

 ■必ずレシートや領収書をもらう

証明できないものは、自腹じゃー

 

正直、金額を書いてもらうのは抵抗がありそうだなぁ、と最後まで悩みました。

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忘れ物や何かあったの対策として住所か連絡先も記入して頂きたい

と思っていたのですが、そちらは不問とする代わりに、やはり金額は

書いて頂くことにしました。

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ポリシーとして、お金と衛生面のことだけはしっかりと管理する。

そこだけは固めておきたい考えたからです。

 

それでは!実物を公開いたしまーーす!!

 

参加者ノート

お名前は伏せさせていただいてます
こんな風に、大人は名前の横に金額を書いてもらっています。子どもも人数のカウントのために名前を書いてもらいます。

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これはパソコンなどを持ち込んでデータでもいいと思います。

紙媒体もそうですが、漏洩には注意してくださいね。

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フェイスブックにあげている報告書には詳細までは

もちろん公開していませんが、頂いた金額と

開催のために支払った金額は記入しています。

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計算表

時系列に並べています。
助成金の請求のことを考えて、予め品目や支払先等を記入しておくと後が楽です。

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※主催者以外の名前は伏せてさせて頂きました。

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計算表のベースは、普段仕事で慣れている方に

お願いして作っていただきました。

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こちらが助けてもらったのに、「手伝わせてくれてありがとう」と逆にお礼を言われました^^;

みんな、子どもたちの為に何かできることがないかと思っているということですね

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元々はOpenOfficeのcarkを使っていましたが、

2019年度の助成金の申請時に、前年度分のデータをWordかExcelの

どちらかのみで提出するよう指示があり、Excelに移しました。

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レシートや領収証

購入した日時を時系列で貼付。
※計算表と同じ時系列
補助金の請求の際にコピーを求められます。また、番号もうつよう指示されます。後出しの指示だったので慌てて番号をつけていきました。

レシートや台帳をつけ始めた時の写真。

こどもカフェ開催前に必要な準備をしていた頃。

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そしてエクセルの計算表にも番号をつけていきました。

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参考資料として頂いたもの

何かどの品目に該当するか目安として頂いた資料。
請求する時期が来るまでどういった資料が必要かは教えてもらっていませんでした。
レシートの番号もそうですが、最初から聞いておけば請求時にあわてる必要がありませんね。

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あとは、口座と現金が台帳がピッタリ一致!!

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という感じです

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気を付けた点をまとめると

【台帳】【金額】【人数】を完全一致させるべし!

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 ■参加者ノートを用意

これはパソコンなどをもちこんでデータでもいいと思います。

紙媒体もそうですが、漏洩には注意してくださいね。

・名前と金額を参加者に自分で記入してもらう。その場で参加費や寄付をもらう。

 

 ■計算表にすべての収支を記入

なるべくシンプルな計算表にし、時間をかけずに効率的にするほうがいいですね。

助成金などの申請時の作業を見越して作ると後が楽です。

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・レシートと合わせて時系列に管理。

・品目名も記入しておく。

・レシートの番号を記入する項目も追加しておくと申請時に便利。

 

 ■必ずレシートや領収書をもらう

証明できないと、まず助成金などの請求はできません。

また、使途不明金のようなものは出さず、だれが見ても

お金の流れと台帳と領収書が一致していると分かること。

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何より信頼が大切だと思うからです。

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・こちらも、時系列に管理。

・助成金等の請求時にレシートに番号を書くよう指示があるので、計算表などの台帳と合わせておく。

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以上、こんな感じです。

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次回は、開催前に買ったものとその理由、買っておいたほうがいいもの等をご紹介します(^^♪

 

 

 

 

 

 

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